Księgi rachunkowe są obowiązkowe w przypadku spółek prawa handlowego, niektórych osób fizycznych, spółek cywilnych i jawnych oraz innych podmiotów. Pozostali przedsiębiorcy, na których prawo nie nakłada takiego obowiązku mogą dobrowolnie prowadzić księgowość opartą na pełnych księgach. Wszystkie przepisy prawa dotyczące ich prowadzenia można znaleźć w Ustawie o rachunkowości.
Do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobowiązane są przede wszystkim spółki handlowe oraz cywilne. Muszą je posiadać również osoby fizyczne, spółki jawne i fizyczne oraz partnerskie, jeśli ich przychody za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej 2000000 euro. Obowiązek dotyczy także gmin, powiatów, województw i ich jednostek i zakładów budżetowych. Jedną z najważniejszych części księgi rachunkowej jest dziennik. Powinien on zawierać chronologiczny spis zdarzeń, jakie miały miejsce w danym okresie sprawozdawczym. Muszą one być odpowiednio ponumerowane, aby można było je powiązać z konkretnymi dowodami księgowymi.
Kolejnym elementem są konta księgi, w których powinny znaleźć się takie same zapisy, jak w dzienniku. Nazywane są niekiedy także kontami syntetycznymi. Pozostałe części to konta ksiąg pomocniczych, bilans próbny oraz inwentarz. Jest to spis składników aktywnych i pasywnych, które zostały potwierdzone inwentaryzacją. Księgi rachunkowe opisują więc dokładnie wszystkie środki, jakie przepłynęły przez firmę. Są więc swego rodzaju dowodem świadczącym o ogólnej kondycji firmy.
Współcześnie mogą one mieć zarówno tradycyjną, papierową formę, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby były prowadzone elektronicznie. Konkretną księgę otwiera się w dzień rozpoczęcia działalności, za który uważa się chwilę, gdy pojawiły się zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, na początku kolejnego roku obrotowego, w dzień zmiany formy prawnej lub w chwili ogłoszenia upadłości lub rozpoczęcia procesu likwidacji przedsiębiorstwa. Biuro rachunkowe zajmujące się ich prowadzeniem można znaleźć na stronie http://www.biuro-libro.pl.
